HET UBO-REGISTER KOMT ERAAN: MOET IK MIJ REGISTREREN?

Al geruime tijd is het UBO-register in aantocht. Na de kennelijk nodige vertraging en veel later dan in andere landen, moet nu in Nederland ook opgave gedaan worden van UBO’s. Hieronder beschrijf ik wie wat wanneer moet registreren en hoe dit moet worden gedaan. Maar eerst bespreek ik kort het doel van de invoering van dit register.

Een korte samenvatting van de verplichtingen volgt onderaan dit blog. Het belangrijkste is natuurlijk dat je tot uiterlijk 27 maart 2022 hebt om aan de meldingsverplichting te voldoen. Dat klinkt nog ver weg, maar voor je het weet vergeet je dit geheel.

Het waarom van het UBO-register

Op basis van artikel 30 van de vierde Europese anti-witwasrichtlijn (hierna: “de Anti-witwasrichtlijn”) is Nederland verplicht tot het opzetten en bijhouden van een centraal register met daarin informatie over de uiteindelijk belanghebbende(n) (in het Engels ‘ultimate beneficial owner’, afgekort ‘UBO’), van in Nederland opgerichte vennootschappen en andere juridische entiteiten.

Het UBO-register moet witwassen en terrorismefinanciering helpen voorkomen. Het UBO-register moet daartoe transparanter maken wie er bij de vennootschappen en andere juridische entiteiten die in Nederland zijn opgericht uiteindelijk “aan de touwtjes trekken”, zodat deze personen zich niet langer kunnen verbergen achter entiteiten. Doordat het UBO-register openbaar is, kunnen personen en/of organisaties daarnaast nagaan met wie zij zaken doen en beoordelen of zij daarmee zaken willen doen.[1]

Het UBO-register zal in Nederland worden bijgehouden door de Kamer van Koophandel (KvK). Ongeveer 1,5 miljoen in het handelsregister ingeschreven ondernemingen en rechtspersonen moeten hun UBO-informatie ter registratie doorgeven aan de KvK. Dit kan vanaf 27 september 2020 en voor registratie is anderhalf jaar de tijd.

Wie is een UBO?

Een UBO is een natuurlijke persoon die de uiteindelijke eigenaar is van of zeggenschap heeft over een vennootschap of andere juridische entiteit (art. 1, lid 1 Wwft). Kort samengevat gaat het om de natuurlijke persoon die voldoet aan één of meer van de volgende kenmerken:

  1. een (in)direct belang heeft van meer dan 25% in het kapitaal van de entiteit,
  2. meer dan 25% van de stemrechten heeft in de algemene vergadering,
  3. begunstigde is van meer dan 25% van het vermogen, en/of
  4. de feitelijke zeggenschap heeft.

Indien op basis van deze kenmerken geen UBO kan worden aangewezen, dient als UBO te worden geregistreerd de natuurlijke persoon die:

  1. de bevoegdheid heeft om bestuurder(s) te ontslaan; of
  2. behoort tot het hoger leidinggevend personeel.

Wie moet UBO(‘s) registreren?

De UBO(‘s) van de volgende entiteiten moeten in het UBO-register worden ingeschreven:

  • besloten en naamloze vennootschappen die niet-beursgenoteerd zijn;
  • Europese naamloze vennootschappen (SE);
  • Europese coöperatieve vennootschappen (SCE);
  • Europese economische samenwerkingsverbanden die volgens de statuten hun zetel in Nederland hebben (EESV);
  • coöperaties;
  • onderlinge waarborgmaatschappijen;
  • verenigingen met volledige rechtsbevoegdheid;
  • verenigingen met beperkte rechtsbevoegdheid maar met onderneming;
  • stichtingen;
  • personenvennootschappen: maatschappen, vennootschappen onder firma en commanditaire vennootschappen;
  • rederijen;

De plicht tot registratie van de UBO’s rust op de entiteiten.

Inschrijving is niet verplicht voor de UBO(‘s) van:

  • beursgenoteerde besloten en naamloze vennootschappen;
  • 100% dochters van beursgenoteerde vennootschappen;
  • eenmanszaken;
  • verenigingen van eigenaars;
  • rechtspersonen in oprichting;
  • verenigingen met beperkte rechtsbevoegdheid die geen onderneming drijven;
  • publiekrechtelijke rechtspersonen;
  • overige privaatrechtelijke rechtspersonen, waaronder historische rechtspersonen (zoals gilden en hofjes).

Wat wordt geregistreerd?

In het UBO-register moet allereerst de volgende informatie met betrekking tot de UBO(‘s) worden opgenomen:

  • voornaam en achternaam;
  • geboortemaand en -jaar;
  • nationaliteit;
  • woonstaat;
  • aard en omvang van het economische belang van de UBO (25-50%, 50%-75% of 75-100%).

Deze informatie is openbaar en vanaf 27 september 2020 dus voor een ieder bij de KvK tegen betaling van € 2,50 in te zien.

Daarnaast moet de volgende aanvullende informatie worden geregistreerd:

  • geboortedag, -plaats en -land;
  • adres;
  • het burgerservicenummmer (BSN) indien toegekend, en – indien toegekend door de woonstaat van de UBO – een buitenlands fiscaal identificatienummer (TIN);
  • afschrift van documentatie op grond waarvan de identiteit van de UBO is geverifieerd;
  • afschrift van documentatie met een onderbouwing over waarom een persoon de status van UBO heeft en waarmee de aard en omvang van het door de UBO gehouden economisch belang wordt aangetoond.

Deze aanvullende informatie is alleen toegankelijk voor bevoegde autoriteiten (zoals DNB en AFM) en de Financiële inlichtingen eenheid (FIE), in het kader van de uitvoering van de op hen rustende taken en verplichtingen op grond van de Anti-witwasrichtlijn.

De gegevens van een UBO blijven tot tien jaar na uitschrijving van de in Nederland opgerichte vennootschap of andere juridische entiteit toegankelijk.

Uitzonderingen op openbaarheid van gegevens

Ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer kan een UBO vanwege uitzonderlijke omstandigheden de KvK verzoeken om alle of een gedeelte van zijn/haar openbare gegevens te laten afschermen. Dit geldt overigens niet voor de aard en omvang van het gehouden belang, omdat dit niet direct herleidbaar is tot de natuurlijke persoon.

Bij een verzoek tot afscherming aan de KvK, dient de UBO aan te tonen dat hij/zij:

  1. door het openbaar beschikbaar maken van diens gegevens wordt blootgesteld aan een onevenredig risico;
  2. het openbaar beschikbaar maken van diens gegevens risico geeft op fraude, ontvoering, chantage, afpersing, pesterij, geweld of intimidatie;
  3. minderjarig is;
  4. handelingsonbekwaam is (denk aan een persoon onder curatele of onder bewind).

Het besluit van de KvK is een besluit in de zin van artikel 1:3 Algemene wet bestuursrecht waartegen bezwaar en beroep open staat. Tot het moment dat bezwaar en beroep zijn afgehandeld, zijn de gegevens van de UBO niet openbaar. Afgeschermde gegevens blijven echter beschikbaar voor kredietinstellingen, financiële instellingen, notarissen, bevoegde autoriteiten en de FIE.

Wat indien de informatie niet tijdig wordt ingeschreven?

De entiteit is verplicht bovengenoemde informatie over de UBO(‘s) in te winnen en bij te houden. Daarnaast moet zij ervoor zorgen dat de informatie in de KvK steeds juist en volledig is. Het niet naleven van de verplichting tot registratie in het UBO-register kan zowel bestuursrechtelijk als strafrechtelijk worden bestraft.

Het Bureau Economische Handhaving (BEH), onderdeel van de Belastingdienst, is belast met de handhaving van de verplichting tot het (tijdig) opgeven en inschrijven van de hierboven genoemde UBO-informatie. Het BEH kan een last onder dwangsom en/of een bestuurlijke boete opleggen indien niet aan de verplichting wordt voldaan. Handelen in strijd met deze verplichting onder de Handelsregisterwet is bovendien een economisch delict in de zin van de Wet op de economische delicten (WED). Overtreding kan worden bestraft met hechtenis van maximaal zes maanden, een taakstraf of geldboete.

Ook de UBO zelf wordt verplicht om mee te werken aan het verstrekken van de voor registratie benodigde informatie. Handelen in strijd met deze verplichting is ook een economisch delict in de zin van de WED en overtreding van deze verplichting strafbaar.

Samengevat

Vanaf 27 september 2020 moeten de hierboven genoemde vennootschappen en juridische entiteiten binnen 1,5 jaar de UBO(‘s) registreren in het UBO-register bij de KvK. Zij moeten hiervoor informatie bij hun UBO(‘s) opvragen. De voor- en achternaam, geboortemaand en -jaar, nationaliteit, woonstaat en aard en omvang van het economische belang van de UBO zullen openbaar beschikbaar worden. Daarnaast moet aanvullende informatie (waaronder geboortegegevens, adres, BSN en TIN) worden opgegeven. Deze informatie is alleen beschikbaar voor bevoegde autoriteiten en de FIE.

In uitzonderlijke omstandigheden kan aan de KvK het verzoek worden gedaan om (bepaalde) gegevens van een UBO af te schermen. De verzoeker moet aantonen dat er sprake is van een “uitzonderlijke situatie”. Tegen het besluit van de KvK op dit verzoek staat bezwaar en beroep open. Afgeschermde gegevens blijven echter beschikbaar voor bepaalde bevoegde autoriteiten en de FIE.

Het niet naleven van de verplichting tot registratie in het UBO-register kan zowel bestuursrechtelijk als strafrechtelijk worden bestraft (bijvoorbeeld met een boete). Zorg er dus voor dat de benodigde gegevens van de UBO(‘s) worden verkregen en tijdig worden ingeschreven. Zorg ook nadien voor het doorgeven van wijzigingen in de gegevens van de UBO(‘s) aan de KvK.

 

[1] Zie Memorie van Toelichting, § 3.1.2, via https://zoek.officielebekendmakingen.nl/kst-35179-3.html

Advocaten en Fiscalisten

Huan Tan

Huan Tan

+31 (0)88 30 300 31 tan@benvalor.com